Осталось совсем немного до конца 2020 года, но давайте будем честны: никто не знает, что будет дальше. Поэтому продолжаем осваивать удалённую работу, искать гармонию между личной и профессиональной жизнью и пробовать разные сервисы.
Рассказываем о 10 инструментах, которые облегчают работу из дома.
Планирование задач
1. Trello
Trello – самый популярный сервис для ведения задач по принципу Канбан, Agile или Scrum.
Суть Trello в том, что для каждой задачи создаётся карточка. Все карточки затем перемещаются по мере выполнения по спискам: Сделать, В работе или Сделано. В список «Сделать» заносятся все предстоящие задачи. Как только вы начинаете работать над одной из них, переместите её в список «В работе». Когда задача будет выполнена, её можно перенести в список «Сделано». Всё просто! Механика перемещения карточек мотивирует сделать как можно больше.
Trello особенно удобна для командной работы и для ведения больших проектов. Для ежедневных задач она подходит не всем.
2. Todoist
Настоящее спасение для тех, кто оценил важность ведения списка задач, – это Todoist.
Сервис устроен довольно просто: вы записываете задачу, назначаете дедлайн, а когда выполните её – ставите галочку, задача исчезнет из списка. Особенно удобно в Todoist то, что вам не нужно каждый раз выбирать дату в календаре. Достаточно написать текстом, например, «завтра», и сервис поставит задачу на следующий день. Это очень полезно для повторяющихся задач: можно написать «Созвон с командой каждый вторник», и Todoist создаст задачу на вторники. Если вы знаете, что нужно отправить отчёт в ближайшую пятницу, – не обязательно смотреть число, так и напишите «Отправить отчёт в пятницу». Todoist вас поймёт.
Если вам нужно вести какой-то большой проект, то в Todoist можно создавать доски по аналогии с Trello.
Бесплатной версии сервиса вполне достаточно для удобной работы. Можно делиться проектами с другими, назначать задачи коллегам. Единственный минус бесплатной версии – в ней нельзя смотреть список завершённых задач. Это не очень удобно, если вам нужно сдавать отчёт о проделанной работе.
3. Pomodoro Tracker
Если вам сложно сосредоточиться на работе, поможет сервис Pomodoro Tracker. В его основе лежит метод помидорки, который придумали ещё в 1980-е годы. Метод так называется, потому что создатель заводил себе обычный кухонный таймер в виде помидора, чтобы концентрироваться на задачах.
По методу помидора на выполнение задачи вам даётся 25 минут, этот промежуток называется помидоркой. Заводите таймер, усердно работайте 25 минут, затем делайте короткий перерыв – 5 или 10 минут. Для перерыва тоже нужно завести таймер. После того, как вы сделали 4 «помидора» – то есть 4 раза по 25 минут работали над задачами, сделайте большой перерыв в 30 минут.
Получится вот такая схема:
25 минут – работа
10 минут – перерыв
25 минут – работа
10 минут – перерыв
25 минут – работа
10 минут – перерыв
25 минут – работа
30 минут – большой перерыв
И так в течение дня.
Заводить таймер на телефоне или использовать кухонный не очень удобно, поэтому есть разные сервисы. В Pomodoro Tracker вы можете добавлять задачи и запускать «помидорки». В настройках легко выбрать время коротких перерывов, количество «помидорок» по 25 минут, после которых нужно отдохнуть подольше, и продолжительность большого перерыва.
Если вам тяжело работать по таймеру, метод помидорки можно использовать только в насыщенные дни, когда нужно выполнить большое количество задач. Или, например, когда вам предстоит большое дело, за которое вы никак не можете взяться, – разбейте его на маленькие «помидорки» и всё получится.
4. Будильник на телефоне
Главное отличие удалённой работы от офисной в том, что приходится планировать ещё и перерывы. Нет ничего удобнее стандартного будильника в телефоне! Поставьте себе будильники на рабочие дни с пометкой «Перерыв на чай», «Перерыв на обед» и другими. Иначе вы можете настолько погрузиться в работу, что совсем забудете об отдыхе.
Работа с командой
5. Telegram
Электронной почты не всегда достаточно для того, чтобы обсуждать работу с коллегами, поэтому на помощь приходят мессенджеры. Если вы постоянно используете какой-то из них для личной переписки, стоит выбрать другой для работы.
В Telegram можно переписываться, созваниваться, отправлять голосовые и видеосообщения, проводить опросы и обмениваться файлами. Если вы хотите делиться с коллегами статьями и видео для профессионального роста, можно создать для этого отдельный канал. В чате полезные ссылки могут потеряться, а в канале будут только они. У Telegram есть браузерная версия, поэтому не обязательно постоянно проверять уведомления в телефоне или ставить приложение на компьютер.
Кстати о созвонах: не обязательно использовать Skype или Zoom для рабочих звонков, это не всегда удобно. Можно проводить групповые созвоны в WhatsApp или Telegram.
6. Google-документы
Документы в Google спасают, когда вам нужно вместе с коллегами поработать над текстом, таблицей или, например, презентацией. Перед отпуском удобно составить список для передачи дел в таблице, а потом отправить её заменяющим коллегам. В Google-доке можно написать инструкцию по задачам и отправить всем, кому она может пригодиться. Ещё есть Google-формы, с помощью которых можно проводить опросы среди коллег.
7. Milanote
Если вам нужно сделать коллаж и показать его коллегам – поможет визуальная доска Milanote. Например, в ней легко собрать мудборд или отправить дизайнерам референсы для какого-нибудь макета. В Milanote можно оставлять комментарии, если вы хотите что-то обсудить.
Кое-что ещё для удобства
8. Google Keep
Простое приложение для заметок Google Keep поможет составлять списки дел или конспектировать совещания. В нём можно сохранять картинки, делать рисунки, создавать маркированные списки и отмечать выполненные пункты, делать голосовые заметки, которые сами превращаются в текстовые. Все заметки хранятся в облаке, поэтому доступ к ним будет и с телефона, и из браузера. Заметки можно экспортировать в гугл-документы или расшаривать коллегам.
9. Joxi
Если вы до сих пор делаете скриншоты через клавишу Print Screen, приготовьтесь, сейчас ваш мир перевернётся. Удобнейший сервис Joxi позволяет делать скриншоты части экрана, сразу же выделять рамкой нужное место, добавлять подпись или указывать стрелочкой на какой-нибудь объект. Это очень удобно, если вам нужно показать дизайнеру, что исправить в макете, или если вы обнаружили опечатку на сайте проекта и хотите, чтобы её исправили.
Скриншоты можно отправлять ссылками или моментально копировать и вставлять в письмо. Если нужно – сохраняйте их картинками.
10. Office Lense
Приложение Office Lense выручит, когда нужно отсканировать документы. Например, написать заявление на отгул за свой счёт и отправить в отдел кадров. Приложение обрезает лишнее на фотографии и выравнивает документ, даже если вы снимаете под углом.
В будущем, когда вы снова начнёте ходить на конференции, попробуйте сфотографировать экран или флипчарт через это приложение – даже если вы будете стоять сбоку, на снимке изображение получится ровным.