Как часто вы ставите задачи и получаете результат, далёкий от ожиданий? Вы всё объяснили, но почему-то вас поняли совсем не так, и приходится переделывать. Часто это происходит потому, что задача была поставлена не совсем правильно. Делимся советами, которые сами используем в работе.
Описывайте задачу как можно конкретнее. Но не всегда 🙂
Если у вас в голове есть чёткое решение задачи и вы хотите получить именно его, то описать требования нужно как можно конкретнее. Чем больше деталей, тем больше вероятность, что вас правильно поймут. Поищите примеры или сделайте их сами, пусть даже это будет простенькая схема в Paint. Допустим, вам нужен отчёт от коллеги. Можно подготовить черновик таблицы, в которую ему останется только добавить данные.
Например, задача «Сходи в магазин и купи чего-нибудь к чаю» подразумевает слишком много вариантов решения. Исполнитель может пойти в кондитерскую, обычный продуктовый или в магазин здорового питания. Он может купить к чаю крекеры, торт или хлеб с колбасой. И будет прав! Ведь задача была поставлена слишком абстрактно. «Сходи в магазин и купи батончики „Рот Фронт“» – так гораздо понятнее.
Конкретика нужна не всегда. Если вы ставите творческую задачу или хотите, чтобы ваши сотрудники предложили решение сами, то деталей должно быть меньше. Так вы дадите человеку свободу и толчок для развития.
Ещё один полезный приём – при постановке задачи объяснять, для чего это нужно в целом. Например, не просто заказать макет для баннера, а рассказать, что это масштабная рекламная кампания и у неё вот такие цели. Так вы замотивируете коллегу, и он почувствует себя частью чего-то большого и важного.
Ставьте задачи письменно, а не на словах
Иногда кажется, что описывать задачу так долго, что проще объяснить на словах. Так вы экономите своё время, но есть риск упустить важные детали – подготовка письма заставляет сосредоточиться и мыслить более структурированно. Если вы ставите задачи голосом лучше, чем письмом, то хорошим вариантом будет делать и то, и другое. Обсудите с коллегой, что вы хотите, а потом подведите итоги в письме. Возможно, пока вы его пишите, вспомнятся какие-то важные моменты. Коллеге письмо тоже поможет: по нему можно будет быстро вспомнить что нужно и когда.
В письмо добавляйте всё, что может пригодиться: схемы, примеры как это делалось раньше, картинки в Pinterest, аналогичные проекты у конкурентов, контакты коллег, которые могут быть полезными. Не разбивайте это на десятки сообщений, пусть в одном письме будет всё необходимое. Если в компании принято ставить задачи сразу в Trello или других таск-трекерах, то добавляйте все нужные файлы в карточку.
Письмо должно быть удобным для чтения: помните об абзацах, выделениях жирным, маркированных списках и о краткости. Чем проще читать письмо, тем больше вероятность, что за вашу задачу возьмутся как можно скорее.
Обязательно добейтесь получения ответа на письмо. Вдруг вы будете считать задачу принятой, а на самом деле письмо лежит в спаме.
Обозначайте срок выполнения
У любой задачи должен быть дедлайн. Если задача не очень срочная и вас так и тянет сказать «сделай, когда будет время», задумайтесь, а нужна ли она вообще. «Как можно скорее» или «В ближайшее время» сроками не считаются, потому что для одного человека это означает в течение 15 минут, а для другого – недели. Когда сроки по задаче горят, вместо «очень-очень надо» лучше объяснить, почему дедлайн именно такой. Тогда исполнитель поймёт причины спешки и не будет лишний раз злиться, к тому же он сможет предложить другие варианты решения. Например, сдать отчёт не в огромной таблице Excel, а прислать ключевые цифры в письме.
Когда проект очень большой, полезно назначать даты промежуточных результатов. Договоритесь проводить еженедельные совещания, хотя бы на 10–15 минут. Так вы сможете контролировать выполнение задачи и вовремя поможете, если будет нужно.
Вернёмся к задаче с магазином. В формулировке «Сходи в магазин и купи батончики „Рот Фронт“» нет срока, а значит исполнитель может заняться своими делами и пойти за конфетами через несколько часов. Со сроками задача будет звучать так: «Сходи в магазин прямо сейчас и купи батончики „Рот Фронт“».
Убеждайтесь, что задачу поняли правильно
Если вы ставите задачи подчинённым, введите традицию: пусть они проговаривают, что от них нужно, если речь идёт о чём-то нестандартном. Иногда заказчик так долго и много говорит, чего он хочет, что исполнитель теряется. В этом случае очень помогает «сверить часы»: убедиться, что вы оба правильно понимаете задачу. Не задавайте исполнителю вопрос «Тебе всё понятно?». Людям не нравится выглядеть глупо и часто они на автомате отвечают «Да». Или сотрудник действительно может думать, что понял задачу правильно, а это окажется не так.
Может показаться странным говорить коллеге: «Как ты понимаешь задачу?». Вдруг он решит, что вы считаете его глупым. Но это нормальная практика и очень полезная. Если боитесь поставить человека в неловкое положение, можно сказать как-то так: «Расскажи, как ты понимаешь задачу. Вдруг мне нужно что-то добавить».
Предлагайте помощь
Пусть коллега знает, что вы всегда рядом, если у него будут какие-то вопросы или возникнут проблемы. Спросите, что может понадобиться, всего ли хватает. Коллега может отложить выполнение задачи на последний день и вдруг понять, что ему нужны ещё данные, а времени запросить их уже не будет.
Показывайте результат
Довольно часто исполнители выполняют свои задачи и не видят, к чему это приводит в итоге. Поэтому полезно показывать им конечные результаты. Например, вы заказали дизайнеру макет рекламы для торгового центра. У вас наверняка потом будут фотографии размещения этой рекламы – отправьте их дизайнеру. Или вы попросили у копирайтера тексты для упаковки продукта. Покажите результаты продаж, пусть знает, какой текст сработал лучше всего. Это не только приятно, но и полезно. Фотографу можно показать, как его снимки смотрятся на сайте. Видеть результаты своей работы очень важно, это так окрыляет!
Ставить задачи – настоящее искусство, и ему можно научиться. То, что вы задумались об этом, означает, что вы отличный специалист. Ведь вы уже сделали целых два шага – осознали проблему и занялись поиском решения. Так держать!