Рано или поздно это случается с каждым – задача, про которую забыли. В потоке дел легко замотаться, отвлечься и что-то упустить, но есть важный момент. Любой такой промах влияет на вашу репутацию как сотрудника. Один раз забыть задачу простительно, но если такое случается регулярно, скорее всего, следующее важное дело руководитель доверит не вам. Как же перестать забывать?
Есть всего один способ и, скорее всего, он не будет для вас сюрпризом: нужно всё записывать. Честно, мы бы рады предложить другие варианты, которые облегчат вашу жизнь, но самое простое и самое действенное – это вести списки дел. «Легко сказать!» – можете подумать вы, если никогда этим не занимались. И будете правы. Поэтому начнём с того, как же заставить себя вести эти списки.
Как заставить себя вести списки дел
Заставлять себя что-то сделать – не очень хорошая идея, потому что запал быстро пройдёт и вы снова бросите начатое. Поэтому можно пойти немножко другим путём.
Самое первое и самое важное, что нужно сделать, это выбрать для себя подходящий инструмент. Возможно, на это потребуется время, вам нужно будет тестировать способы ведения дел один за другим. Но поверьте, оно того стоит. Если инструмент будет удобен, то и заставлять себя не придётся. Хотя, есть и другие методы – поставить ежедневное напоминание «Запиши задачи» на телефон или попросить руководителя контролировать ваш список. Второй метод не очень комфортный, но он работает.
Первое время может быть непривычно вести список, ваш внутренний бунтарь захочет бросить это дело в первый же день. Держитесь, это временно, потом вы будете вести списки на автомате и даже полюбите их.
Инструменты для ведения списков задач
Отнеситесь к выбору инструмента максимально серьёзно: чем проще и удобнее им пользоваться, тем выше шансы, что он станет для вас незаменимым помощником. Если вам не нравится заходить каждое утро в какую-то программу, чтобы проверять запланированные дела, это сигнал, что нужно её менять. Не пытайтесь терпеть и мириться – ищите другой вариант, пока не найдёте идеальный. Всё должно быть в удовольствие, даже программа для списков задач.
Рассказываем о вариантах, которые нам кажутся самыми удобными.
1. Бумажный блокнот
Старый добрый блокнот или ежедневник – это один из самых простых способов ведения списков, если только вы не забываете его открывать. Если вам нравится делать записи от руки, то этот вариант вполне подойдёт.
3 совета для тех, кто любит блокноты
1) Лучше, чтобы задачи всегда были на виду, тогда вам будет легче следить за ними. Поэтому советуем выбирать блокноты на пружинках. Открыли на нужной странице, положили на стол перед собой – и всё под контролем.
2) Если вам часто приходится переносить задачи на другой день, в один прекрасный момент вам станет лень их переписывать. Попробуйте стикеры! Вместо того, чтобы составлять списки в самом блокноте, приклеивайте в него стикеры друг на друга. Тогда для переноса задачи достаточно будет переклеить стикер в нужный день.
3) Текстовыделители, фломастеры, цветные ручки – используйте их, чтобы выделять важные задачи. Так намного проще.
2. Гугл-таблица или Excel
Вести задачи в таблице довольно удобно: можно разделить список по дням, выделять цветом важные или завершённые задачи. Например, зелёная заливка – для законченных дел, жёлтая – для тех, которые сделаны частично, красная – для важных. Самое главное – всё это легко. Таблица подойдёт и для списков ежедневных дел, и для подготовки больших проектов, например, организации мероприятия или создания лендинга.
Список может выглядеть так:
3. Флажки в почте
Если задачи вам ставят в основном в почте, то полезной будет маленькая волшебная функция. Например, в Outlook достаточно поставить флажок, и письма дублируются в список дел. Это удобно, если у вас не очень много задач на каждый день, иначе список получится огромным и пользоваться им будет тяжело.
4. Заметки
Даже стандартная программа для ведения заметок в телефоне может стать отличным помощником. А если вы выберете, например, Google Keep, то в ней можно составлять маркированные списки. Отмечайте галочкой выполненные дела, и они улетят в самый низ. На компьютере списки можно составлять и в Word, если вы любите, когда всё просто.
5. Todoist
Todoist – один из самых популярных сервисов для ведения списков дел. Он простой, но при этом умеет превращаться из списка в доску наподобие Trello – об этом чуде мы поговорим в следующем пункте. Todoist идеально подходит для ежедневных задач, но в нём можно планировать и большие проекты.
Выглядит всё просто: задачи расположены в виде списка друг под другом, у каждой есть срок выполнения. Как только вы закончили работать над задачей, ставьте галочку, чтобы она исчезла. Можно назначать приоритет делам, чтобы самые важные были наверху. Если вам нужно готовить отчёты для руководства, то понадобится список завершённых задач, но он доступен только в платной версии. В остальном, бесплатной более чем достаточно.
Особенно приятно, что в конце года Todoist присылает на почту итоги – можно узнать, какой месяц был самым продуктивным, в какой день вы чаще всего откладывали задачи и другие интересные факты о себе и своей работе.
6. Trello
На наш взгляд, Trello лучше всего подходит для проектов, но вести в нём ежедневные списки дел тоже можно. Сервис работает по принципу Agile: у вас есть доска, на которой расположены списки «Сделать», «В работе» и «Сделано». Затем в список «Сделать» нужно добавить карточки с задачами. По мере выполнения карточки перемещаются из одного списка в другой, и это очень приятно. Цветными маркерами можно отмечать важность задачи или, например, её тип.
Если вы планируете использовать Trello для повседневных задач, то проще всего будет сделать списки с днями недели и датами. Иначе придётся каждый день пробегаться по карточкам в разных списках, чтобы проверить дедлайны, а это долго и неудобно. Тем, кто любит красоту, советуем обратить внимание на аналог Trello – сервис MeisterTask.
Зачем нужны списки
Даже если у вас супермозг, запомнить все задачи нереально. В голове приходится держать слишком много информации, а ресурсы ограничены, поэтому попытки запоминать дела приводят к стрессу и рассеянности. Рано или поздно это скажется на качестве работы и на дальнейшей карьере, поэтому лучше всё же взять себя в руки и составить список дел. Хотя бы на завтра.