Прежде чем переключаться в продуктивный режим, давайте определимся, что такое продуктивность? Кажется, что это способность выполнять как можно больше дел за меньшее время. Но если вы целый день отвечали на звонки и почту, сводили таблицы, готовили отчёты, забыли про обед и трудились из последних сил ‒ это продуктивность? Едва ли. Давайте договоримся, что продуктивность ‒ это способность выполнять достаточное количество задач, не забывая при этом об отдыхе и личной жизни. В идеале нужно делать как можно меньше за меньшее время, но при этом добиваться больших результатов.
Для того, чтобы стать продуктивным, достаточно нескольких простых шагов.
Шаг 1. Анализ
Перед тем как менять режим работы, ответьте себе на вопрос: что мешает вам быть продуктивным? От ответа зависят ваши дальнейшие действия. Чаще всего причины такие: вы отвлекаетесь (на чаты, соцсети, коллег, звонки, чай, электронную почту), вы выполняете чужую работу, вы стараетесь сделать работу идеально или задач слишком много для вас одного.
Если причина в том, что вы отвлекаетесь, избавьте себя от самой возможности отвлечься: уберите телефон в стол или хотя бы отключите звук на уведомлениях. Если вас отвлекает почта, разрешите себе проверять её только в определённые часы дня максимум по 20–30 минут. Например, утром, в обед и вечером. Если вы делаете чужую работу, придётся научиться отказывать людям. Не старайтесь всем угодить, подумайте о себе. Если вы перфекционист и тратите несколько часов на приведение простой таблицы в совершенство, прекратите. Сделанная работа лучше, чем идеальная. Ну а если задач действительно слишком много, поговорите с начальником. Он наймёт вам помощника или отдаст часть задач вашим коллегам.
Шаг 2. Ведите список дел
Смиритесь, вам придётся записывать задачи. Вы ‒ человек, и ваша голова не бездонна. Если вы пытаетесь удержать в голове все рабочие задачи, рано или поздно это приведёт к нервному срыву. Потому что кроме этих задач ваш мозг постоянно анализирует происходящее: изображения, звуки, запахи, тактильные ощущения. Одновременно вы думаете, что съесть на обед, подарить другу на день рождения, где провести выходные и не забыть бы позвонить родителям. Если вы не обладаете суперпамятью, ведите список дел. Ведите его, даже если вы действительно помните всё, это поможет вам освободить голову для новых идей.
Если вы встречали в какой-нибудь книге заголовок вроде «Успешные люди не ведут список дел», прочитайте главу целиком. Наверняка там говорится о том, что нужно вести не «список дел», а «план задач», что по сути то же самое. Потому что все подобные советы сводятся к одному: вам нужен список задач.
Шаг 3. Выберете удобный инструмент
Если вы уже пробовали вести список дел, но бросали, проблема может быть не в самом списке. Возможно, вам неудобен инструмент, которым вы пользовались. Попробуйте разные методы и выберите для себя самый оптимальный. Это может быть:
- Бумажный блокнот
- Лист А4
- Стикеры
- Таск-менеджеры (специальные сервисы)
- Заметки
- Календарь в телефоне
На самом деле, вы можете вести список задач хоть на бумажной салфетке, лишь бы вам было удобно. Попробуйте использовать каждый из вариантов в течение недели, один из них должен вам понравиться. Если вам захочется использовать таск-менеджер, рекомендуем установить сразу несколько и сравнить. Все подобные программы похожи друг на друга, но они могут отличаться важными нюансами, например, звуком или внешним видом. Большинство из них синхронизируются с телефоном, поэтому список задач всегда будет у вас под рукой.
Если вам не хочется тратить время на тестирование менеджеров задач, почитайте отзывы, особенно негативные, они помогут принять решение. Среди подобных сервисов особенно популярны Things (для iOs), Wunderlist, Todoist. Возможно, вам будет удобно записывать задачи в обычном заметочнике на телефоне. Просто попробуйте.
Шаг 4. Выработайте систему
Научиться вести список дел ‒ крайне важно, эту привычку нужно вырабатывать, записывать в него любую мелочь, чтобы не пришлось держать её в голове. Но для того, чтобы список ещё эффективнее работал на вас, нужно придумать систему или набор простых правил. На поиски системы потребуется некоторое время, она может присниться вам или спонтанно прийти в голову. Может быть, вам понравится какое-нибудь из следующих правил:
1) 3 задачи в день
Суть этой системы ведения дел в том, что вы ставите себе максимум 3 крупные задачи в день. Это поможет вам не перетруждаться в течение дня и чувствовать себя супергероем вечером. Когда вы стремитесь выполнить 10 больших задач и не успеваете, на вас может напасть чувство вины. С тремя задачами такое вряд ли возможно.
2) Сделайте это завтра
Это правило придумал Марк Форстер, автор одноимённой книги. В системе Форстера много тонкостей, но суть в том, что каждый день вы создаёте закрытый список дел на сегодня. «Закрытый» означает, что в него нельзя добавлять новые задачи, которые появляются в течение текущего дня. Если такая задача поступила, откладывайте её на завтра. В результате каждый день у вас есть фиксированное количество задач и спонтанных дел не возникает. К концу дня задачи решены, новые внесены в список, а вы с чувством выполненного долга отправляетесь домой ровно в 19:00.
Конечно, могут возникнуть крайне важные и срочные задачи. Они вносятся в список под чертой (если вы ведёте перечень задач на бумаге). Если вы обнаружите, что каждый день под чертой появляется миллион задач, значит вы недостаточно чётко следуете системе, нужно взять себя в руки.
3) День встреч
Если ваша должность подразумевает большое количество совещаний, которые назначаете вы сами, попробуйте выделить для них один целый день в неделе. Тогда остальные дни не будут разбиваться встречами и переговорами, и вы сможете спокойно уделить время другим делам.
4) Работа на работе
Отучите себя брать работу домой, дом нужен для отдыха. Есть такой закон: работа отнимает всё отведённое ей время. Если вы позволите работе занять всю вашу жизнь, она займёт. А потом в 80 лет вы подумаете: «ради чего всё это было?». Вот она ваша жизнь, ваши 24 часа в сутки, которые бегут друг за другом, сломя голову. Это не репетиция, завтра вы не измените ничего, если не начнёте сегодня. Вы можете жить в работе, а можете по вечерам и в выходные пробовать что-то новое, встречаться с друзьями, проводить время с семьёй. Выбор за вами.
5) Матрица Эйзенхауэра
По Эйзенхауэру все задачи делятся на 4 типа: важные срочные, важные несрочные, неважные срочные и неважные несрочные. Важные и срочные нужно сразу же выполнять. Для важных и несрочных нужно поставить дедлайн и выполнить их до него. Неважные, но срочные дела нужно делегировать. А про неважные и несрочные можно забыть, они никому не нужны.
Шаг 5. Придерживайтесь системы
Если вы нашли правила и инструменты, выполнять которые вам легко и удобно, этот пункт будет самым простым. После выполнения всех перечисленных шагов вы сделаете одно очень большое дело: поменяетесь ролями с задачами. Теперь не они контролируют вас, а вы их. Вы решаете, что и когда выполнять. Вы меняете ситуацию, если задач становится слишком много, даже если для этого придётся обращаться за помощью к руководителю. Всё в ваших руках.
Что почитать на эту тему?
- «Как привести дела в порядок», Дэвид Аллен
- Do It Tomorrow, Марк Фостер
- «Джедайские техники», Максим Дорофеев