Большинству из нас каждый день нужно общаться по рабочей почте: с коллегами, партнёрами, клиентами или подрядчиками. Но ведь навыкам деловой переписки нигде не учат, разве что в книгах. В этой статье мы собрали простые правила, которые помогут вам эффективнее общаться с коллегами и делать так, чтобы они быстрее выполняли ваши просьбы.
Простые правила деловой переписки
1. Обращайтесь по имени
Письма, которые начинаются с «Добрый день» или «Здравствуйте» выглядят неприветливыми, поэтому лучше обращаться к коллеге по имени. Но не перебарщивайте: если вы переписываетесь в течение дня, не нужно каждый раз начинать ответ с имени собеседника. Есть и другой момент: если письмо адресовано сразу нескольким людям, довольно сложно понять, кого именно касается сообщение. Из-за этого вашу просьбу или вопрос могут просто проигнорировать. Чтобы не возникало путаницы, указывайте имя.
|
Кому: Красивая Дарья, Счастливая Вероника, Довольный Максим Срочно нужен макет для новой рекламной кампании, пришлите, пожалуйста. |
|
Кому: Красивая Дарья, Счастливая Вероника, Довольный Максим Даша, Срочно нужен макет для новой рекламной кампании, пришли, пожалуйста. |
2. Пишите кратко и по делу
Когда человек получает письмо, он хочет быстро понять, что от него требуется. Поэтому лучше всего сразу переходить к делу, избегать ненужных деталей и стараться формулировать мысли максимально чётко. Коллегам будет приятно получать такие письма, а вы с большей вероятностью добьётесь желаемого результата. Забудьте о канцеляризмах, длинных словах – заблаговременно, в данный момент, несвоевременно, при прочих обстоятельствах и других. Они мешают воспринимать текст и отвлекают читателя.
|
Кому: Уверенный Дмитрий Дмитрий, здравствуйте! На состоявшемся совещании мы обсуждали сценарии для будущего фестиваля, некоторые из них забраковали, а другие необходимо доработать. Например, зебр нам не согласовали, сказали, что это слишком. Насчёт огненного шоу руководство подумает, но боюсь, что данную активность также не разрешат. Давайте посмотрим, какие ведущие могут нам подойти. |
|
Кому: Уверенный Дмитрий Дмитрий, здравствуйте! Пришлите, пожалуйста, список возможных ведущих для весеннего фестиваля. Концепцию пока не согласовали, дорабатываем, но список уже нужен. |
3. Разделяйте текст на абзацы, используйте списки
Читать длинное письмо очень сложно. Скорее всего, собеседник пробежится по нему глазами и постарается выхватить суть. Или, что хуже, отложит письмо на потом и забудет про него. Чтобы этого не происходило, делите текст на абзацы – читать его будет гораздо легче. Используйте выделение текста, нумерованные списки или буллеты, чтобы получателю было удобно.
|
Кому: Чудесная Алиса Алиса, добрый день! Вечером в среду после обеда мы с вами обсуждали идеи для проведения новогоднего корпоратива нашей замечательной компании. Вы предложили много смелых и очень интересных идей. Я даже подумал, что можно было бы реализовать их все – что-то объединить в ближайший праздник, а остальное оставить на будущее. Из всех ваших предложений мне особенно запомнилась идея снять видеоролик о компании, чтобы каждый сотрудник лучше узнал, чем занимаются другие. Не могли бы вы мне его прислать? Дополнительно прошу выслать примеры открыток, новогодних украшений и праздничный плейлист. |
|
Кому: Чудесная Алиса Алиса, добрый день! В среду мы с вами обсуждали идеи для проведения новогоднего корпоратива. Вы предложили много смелых и очень интересных идей. Я даже подумал, что можно было бы реализовать всё – что-то объединить в ближайший праздник, а остальное оставить на будущее. Из всех ваших предложений мне особенно запомнилась идея снять видеоролик о компании, чтобы каждый сотрудник лучше узнал, чем занимаются другие. Для дальнейшего согласования пришлите, пожалуйста: 1. Ссылку на видеоролик, о котором вы говорили. 2. Примеры открыток. 3. Примеры новогодних украшений. 4. Ссылку на праздничный плейлист. |
4. Высылайте всю важную информацию
Вам нужно поставить задачу коллеге, например, сделать отчёт. Он с большей вероятностью сделает это, если у него будут все нужные материалы – примеры прошлых отчётов, статистика, которую нужно использовать, какие-нибудь шаблоны и прочее. Если ему нужно будет собирать всё это самому, выполнение задачи затянется. Поэтому старайтесь высылать всё сразу. По возможности, не отправляйте архив: получателю нужно сохранить его, потом распаковать, это неудобно.
|
Кому: Умная Светлана Света, привет! Подготовь, пожалуйста, отчёт по октябрьским продажам. Возьми у Володи пример прошлого отчёта, шаблон тебе скинет Лена. Статистика у меня есть, но сейчас долго искать – когда будешь приступать, попроси у меня. |
|
Кому: Умная Светлана Света, привет! Подготовь, пожалуйста, отчёт по октябрьским продажам. Высылаю пример прошлого отчёта, шаблон и статистику от продажников. |
5. Отвечайте на письма
Почему-то на работе часто такое бывает: ставишь задачу, а в ответ тишина. То ли письмо прочитали и уже делают, то ли его не увидели, то ли увидели, но отложили на будущее – непонятно. Чтобы не вызывать такого недоумения коллег, отвечайте на их письма, давайте понять, что видели сообщение. Так вы проявите заботу и уважение, а они будут знать, что у вас всё под контролем.
|
Кому: Быстрая Ольга Оля, привет! Закажи, пожалуйста, пиццу на сегодняшний вечер. Кому: Быстрая Ольга Оль, заказала? От кого: Быстрая Ольга Давно уже, да. |
|
Кому: Быстрая Ольга Оль, привет! Закажи, пожалуйста, пиццу на сегодняшний вечер. От кого: Быстрая Ольга Привет! Ок. |
6. Указывайте тему письма
Письма без темы вызывают недоумение. Что там? Это срочно или можно прочитать позже? Это по работе или что-то личное? Кроме того, без темы очень сложно найти нужное письмо, если понадобится прочитать его через какое-то время. Пишите тему так, чтобы по ней легко можно было понять, о чём речь, даже через несколько месяцев. Помните, что смысл писем должен соответствовать теме: если в первом письме вы поставили задачу, не нужно в той же переписке ставить другую.
|
Кому: Смешная Аня Тема: Аня, собери, пожалуйста, отдел для новогодней фотосессии сегодня в 16 часов. |
|
Кому: Смешная Аня Тема: Новогодний календарь/фото Аня, собери, пожалуйста, отдел для новогодней фотосессии сегодня в 16 часов. |
|
Кому: Милая Евгения Тема: Новогодний календарь/макет Женя, Мы сегодня делаем фото для календаря, пришли завтра макет, пожалуйста. |
7. Не убирайте людей из копии
Часто коллеги забывают нажать кнопку «ответить всем» и отвечают лично. Но помните о том, что люди стоят в копии неспроста. Скорее всего, письмо их тоже касается, поэтому им важно видеть обсуждение. В компаниях бывает принято ставить в копию руководителя, чтобы он наблюдал за происходящим и вмешивался в беседу, когда нужно. Он может вовремя предотвратить конфликт между коллегами, помочь решить проблему или поделиться своими идеями. Руководитель видит всю картину целиком, поэтому его вмешательство может оказаться решающим.
8. Следите за речью
Сложность письма в том, что получатель не может оценить ваши интонации. То, что в живой речи звучит совершенно обычно, на письме может показаться, например, проявлением агрессии. Поэтому внимательно следите за своей речью, старайтесь быть вежливым и внимательным к собеседнику.
|
Кому: Мечтательный Андрей Андрей, это что ещё за цифры? Объясни пжлст |
|
Кому: Мечтательный Андрей Андрей, а это цифры по какому проекту? Расскажи, пожалуйста. |
9. Добавьте подпись
Когда вы обращаетесь к незнакомому человеку, подпись в вашей почте поможет ему понять, чем вы занимаетесь, и получить контакты для быстрой связи. Для людей внутри компании подпись тоже важна: обычно в ней указывается внутренний номер. Не забывайте об этом и добавляйте в подпись информацию, которая может пригодиться вашему собеседнику.
|
Кому: Счастливая Вероника Вероника, добрый день! Пишу, чтобы предложить вам услуги нашей типографии. Мы печатаем листовки, плакаты, баннеры, пресс-воллы и другие материалы для рекламы. Если вам интересно – буду рад обсудить. С уважением, Алексей Ведущий менеджер по продажам Типография «Быстренько» 8 000−000−00−00 (тел., What`s App, Telegram) |
10. Указывайте адресатов после того, как напишете письмо
Это простое правило убережёт вас от ошибок. Чтобы случайно не отправить коллегам недописанное письмо или совсем не то сообщение, которое хотели, действуйте в обратном порядке. Сначала пишите текст письма, а уже потом добавляйте получателей.
Деловая переписка – это то, что мы учимся делать интуитивно, на примере руководителей и коллег. Надеемся, что эти простые правила сделают вашу работу более эффективной и приятной.